Vous rêvez en ce moment depuis votre cube ou votre bureau à domicile à l’idée de créer une entreprise d’organisation d’événements ? Peut-être travaillez-vous dans le secteur des événements et des réunions depuis plusieurs années et pensez-vous que c’est le bon moment pour réfléchir à la façon de travailler pour vous-même. Ou peut-être avez-vous participé à l’organisation de quelques événements dans le passé et sentez-vous que cela pourrait être la passion de votre vie. Ce sont toutes de bonnes raisons pour exercer cette profession. Mais toute personne qui envisage de se lancer dans l’organisation d’événements doit suivre certaines étapes importantes avant même de commencer à parler aux clients. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Acquérir des compétences et de l’expérience en matière d’organisation d’événements

Le succès à long terme d’une entreprise de planification d’événements repose sur l’expérience que le planificateur apporte à ses clients. Cela signifie que si vous envisagez de créer une entreprise d’organisation d’événements, vous devez bien comprendre ce qu’est un planificateur d’événements et vous assurer que vous avez de solides compétences :

– Communication verbale et écrite

– Organisation et gestion du temps

– Négociation et gestion du budget

– Créativité, marketing, relations publiques et plus encore

Il serait également utile d’obtenir une certification professionnelle dans le secteur, y compris la désignation CMP ou la participation au MPI.

Déterminez votre marché/forte de planification d’événements

Disons que vous travaillez dans des réunions d’entreprise depuis cinq ans et que vous êtes prêt à créer une entreprise. La première chose à réaliser est que vos points forts se situent dans le domaine de l’entreprise. Une erreur courante de nombreux planificateurs est de dire qu’ils sont prêts à coordonner toutes sortes d’événements, y compris des réunions d’entreprise, des mariages, des galas de collecte de fonds et bien d’autres choses encore.

Arrêtez. Bien que l’envie soit là d’offrir une variété de services, la raison pour laquelle vous êtes prêt est basée sur vos expériences antérieures collectives. Avec le temps, vous pourrez gérer une gamme complète d’événements, mais reconnaissez d’abord qu’il existe des différences distinctes entre les événements d’entreprise, d’association, à but non lucratif et sociaux. Déterminez votre marché en conséquence.

Élaborez un plan d’affaires

Parce que vous avez décidé de votre marché, vous pensez peut-être que c’est le bon moment pour partager les nouvelles sur ce que vous pouvez offrir au monde. Pas si vite. La création de votre propre entreprise n’est pas aussi glamour que ces fantasmes. Comme tout le reste, le lancement d’une entreprise d’organisation d’événements nécessite un plan d’affaires.

La bonne nouvelle, c’est que plusieurs ressources sont disponibles pour vous aider. Randy Duermyer, expert en affaires à domicile, vous donne un aperçu des bases d’un plan d’affaires et vous guide tout au long du processus. L’administration américaine des petites entreprises est une bonne ressource qui publie également des documents sur la rédaction de plans d’affaires.

Désignez l’entité commerciale qui convient le mieux à votre entreprise

Maintenant que vous réalisez que la création d’une entreprise d’organisation d’événements doit être considérée comme un « travail en cours », il est très important de déterminer la structure de votre entreprise dès le début. L’étape la plus fondamentale est de s’assurer que vous décidez quel type d’entreprise convient le mieux à votre plan. Pour cela, il est important de s’assurer les conseils d’un professionnel.

Plusieurs options s’offrent à vous, et il est important de choisir le type d’entreprise qui représente le mieux vos intérêts. L’expert en planification fiscale William Perez présente les six formes d’entreprises reconnues aux États-Unis par l’IRS : Propriétaire unique, société C, société S, société de personnes, fiducie et organisation à but non lucratif.

Obtenez une assurance commerciale

L’assurance des entreprises est obligatoire. Les entreprises d’organisation d’événements doivent souscrire une assurance responsabilité civile générale et d’autres formes d’assurance pour protéger les intérêts du propriétaire de l’entreprise. Plusieurs formes d’assurance existent, il est donc préférable de s’adresser à un conseiller en assurance pour connaître toutes les exigences.

Que vous envisagiez de créer une entreprise à domicile ou que vous ayez un petit bureau ailleurs, posez les questions suivantes sur ces formes d’assurance (sans toutefois vous y limiter) :

– Responsabilité civile générale

– Responsabilité du fait des produits

– Assurance à domicile

– Indemnisation des travailleurs

– Assurance pénale

– Santé et autres prestations

Développez votre réseau de fournisseurs et vos ressources en personnel

Il est temps d’essayer d’alléger un peu le fardeau de la structure des entreprises. Il est maintenant temps de réfléchir à qui vous voulez inclure dans votre réseau de fournisseurs. Les organisateurs d’événements travaillent avec une grande variété de fournisseurs, notamment des traiteurs, des fleuristes, des photographes et bien d’autres encore.

Et même si vous pensez pouvoir vous charger de toutes les tâches, vous devrez finalement mettre en place une infrastructure de ressources pour soutenir vos événements et l’ensemble de vos opérations. Cela comprend les ressources en personnel pour les fonctions administratives, les ventes, le marketing, la communication, le droit, la comptabilité et autres.

Définissez vos services d’organisation d’événements

Certains d’entre vous peuvent être découragés par la référence aux termes « juridique » et « comptable ». Ne le soyez pas. Ce sont des amis et des ressources très importantes. Mais c’est aussi le moment de réfléchir un peu plus profondément et de continuer à vous demander quels types de services d’organisation d’événements vous allez proposer.

Nous reconnaissons que beaucoup d’entre vous y ont probablement déjà pensé, mais il est important de rester concentré sur vos services de base. Quel est votre produit ? Quel est votre marché cible ?

Offrirez-vous un service complet de planification et d’exécution au nom de votre client pour les lieux de réunion, la restauration, la production, les conférenciers, les cadeaux, le transport, l’hébergement et plus encore ? Vous spécialiserez-vous dans un aspect particulier de la planification ? Qu’en est-il des services de communication pour la communication des événements et autres ?

Établissez une structure tarifaire pour la planification d’événements

En ce qui concerne les services, il est important de déterminer votre structure tarifaire. De nombreuses entreprises indépendantes et de petite taille spécialisées dans l’organisation d’événements doivent être conscientes des différentes manières de couvrir leurs dépenses et de réaliser un profit raisonnable. Après tout, cela vous aidera à rester en activité dans cinq ans. La plupart des organisateurs d’événements facturent sur la base des éléments suivants :

– Frais fixes

– Pourcentage des dépenses

– Taux horaire

– Pourcentage des dépenses plus taux horaire

– Taux commissionnable

Assurez le financement de votre entreprise

Dans la plupart des cas, il ne devrait pas s’agir de l’étape 9, mais il est important d’être motivé par le travail que votre nouvelle entreprise apportera afin de ne pas vous décourager lorsque vous envisagerez les réalités nécessaires. Et chaque propriétaire d’entreprise variera la manière dont il ou elle choisira d’obtenir et de trouver ces fonds.

La plupart des entreprises ont besoin d’un budget de fonctionnement, et il sera important d’avoir accès à une base de trésorerie confortable lors de la création de l’entreprise. Bien qu’il soit possible de créer une entreprise avec des fonds limités, il est tout de même important de disposer de suffisamment d’argent pour démarrer votre entreprise et couvrir vos frais de subsistance en attendant de devenir rentable.

Concentrez-vous sur le développement commercial et le marketing de votre entreprise d’événementiel

Une fois votre modèle commercial en place, une compréhension de vos services, une idée de la façon dont vous allez facturer vos services, il est temps de commencer à élaborer des documents commerciaux et de marketing importants.

Vous êtes maintenant prêt à choisir le bon nom pour votre entreprise et à élaborer votre plan de développement commercial. Vous devrez également créer des cartes de visite, de la papeterie, un site web, des supports de vente, des propositions, des accords avec les clients et bien d’autres choses encore.