Organiser des festivals, des évènements sportifs, des évènements professionnels internes et externes ou une réception privée est un parcours du combattant pour ceux qui n’ont pas l’habitude de le faire. C’est pourquoi il est fortement recommandé de faire appel à un professionnel de la coordination événementielle. Vous souhaitez travailler dans ce domaine ? Voici ce que vous devez savoir sur ce métier avant de vous lancer.

Coordinateur événementiel : qui est-ce ?

Ce professionnel est le centre de l’équipe, le chef de projet lorsqu’il s’agit de planifier un événement, qu’il soit personnel ou professionnel. Se trouvant à la tête de l’organisation, c’est à lui que revient l’organisation d’évènements et la stratégie événementielle, de A à Z tout en supervisant l’ensemble du personnel intervenant.

Dans le cas où vous êtes tenté par cette expérience, il vous est alors important de bien connaître le profil, les compétences et les missions de ce professionnel. Ceux qui sont déjà dans le métier comme sur https://butler.paris/nos-offres/coordinateur/ vont vous affirmer que c’est un domaine très passionnant et très surprenant. En effet, vous n’allez jamais cesser d’apprendre du fait que tous les évènements ne sont pas tous pareils bien qu’ils soient dans la même catégorie. Il s’agit aussi d’une véritable opportunité de fonder de bonnes relations professionnelles.

Toutefois, notez également que travailler dans ce domaine demande également de nombreuses heures de travail sous pression. Ainsi, avant de vous lancer, soyez bien sûr que vous remplissiez les différents critères correspondants au profil.

A quoi devez-vous vous attendre en tant qu’organisateur d’évènements ?

Il est important de préciser que ce professionnel a toujours du pain sur la planche lorsqu’il a un projet événementiel en cours. Il est en effet le premier responsable lorsqu’il s’agit de planifier un évènement. Lorsque la clientèle fournit un brief, il est de son devoir de réaliser tout ce qui y figure.

Ainsi, en tant que professionnel en charge d’organiser un évènement, vous devez :

  • comprendre les besoins de votre clientèle ;
  • faire le point sur les budgets de la conception du projet : ce détail est très important du fait qu’il permet d’éviter de promettre quelque chose que vous n’allez pas pouvoir tenir ;
  • trouver les différents prestataires qui vont assurer la bonne conduite de projets événementiels et de leur réussite : traiteur, sonorisation, décorateur, etc. Vos recherches doivent être essentiellement axées sur le concept des évènements à venir : évènements sportifs, séminaires, projet marketing, réception privée, etc.

Dans tous les cas, c’est à vous de piloter les négociations des meilleures conditions et de vous assurer que tous les intervenants soient disponibles le jour J ;

  • préparer la paperasse, notamment les différentes autorisations qui sont surtout obligatoires pour les évènements à produire sur les lieux publics.

En tant que coordinateur et gestionnaire de projets événementiels, vous avez une équipe à gérer. La gestion au sein de l’équipe commence par le recrutement des ressources humaines. Pour cela, vous devez avoir une liste de poste au préalable afin que le processus ne vous fasse pas perdre du temps. Vous devez assurer tout au long du projet que le travail d’équipe soit bien coordonné.

Les compétences que vous devez avoir

Généralement, les agences événementielles, les agences de communication et les entreprises recherchent un coordinateur événementiel diplômé ou certifié sortant des grandes écoles spécialisées. En effet, une formation supérieure et une spécialisation au sein d’une école de commerce ou d’une école de communication sont souvent la garantie des meilleures compétences et donc de la qualité des prestations. Bien que ce professionnel soit toujours polyvalent, les qualités personnelles sont aussi très importantes au cours du recrutement.

Tout d’abord, il faut que vous soyez bien organisé afin de pouvoir assurer l’organisation d’un évènement. Cela consiste à savoir bien vous préparer dans le cours de votre projet tout en assurant la parfaite exécution d’un grand nombre de tâches, de manière simultanée.

Vous devez également avoir une parfaite maîtrise des outils informatiques bureautiques de base ainsi que les outils de communication et de gestion événementielle.

En tant que chargé de projets événementiels, vous êtes en contact permanent avec des gens, notamment les prestataires et vos clients, il faut que vous ayez une grande aisance relationnelle pour bien assurer le management de projet. Votre atout vendeur et de commercialisation va aussi vous aider à négocier pour les meilleurs contrats. Avec votre sens du relationnel et votre formation communication, vous allez inspirer confiance à tous ceux qui vont travailler à vos côtés. Ce sont en effet ce qui font votre principale force de proposition.